Herausforderung Virtuelle Meetings im Homeoffice - Erfahrungen aus der Praxis.
In Zeiten weitestgehend digitaler Arbeitsprozesse arbeiten wir nun häufiger von Zuhause. Was bedeutet das für uns und unser kollegiales Miteinander? Wo bleibt der Austausch mit den lieben Kollegen, welche technischen Möglichkeiten und Herausforderungen gibt es?
Besprechungen mit Kollegen*innen erfolgen nun überwiegend telefonisch oder auch dank Diensten wie Google Meet, Microsoft Teams oder Zoom in virtuellen Besprechungsräumen.
Das Gute an sogenannten Real-time Meetings ist: Man spart sich den Stau zur Arbeit und sieht die Kollegen trotzdem. Für ein bisschen Auflockerung beim visuellen Chatten sorgt die Wahl eines anderen Hintergrundes. Das spart zudem das Aufräumen. Ob den Südsee-Strand, das Luxusapartment mit Ausblick oder doch den gestapelten Abwasch im Hintergrund. Die Wahl liegt bei Ihnen.
Technische Herausforderungen für solche medialen Meetings sind oft die zur Verfügung stehende Bandbreite oder akustische Rückkopplungen. Ersteres liegt an der gleichzeitigen Auslastung über dasselbe Netz, welches die geplante Teilnehmerzahl schnell limitieren kann. Letzteres an Teilnehmern, die sich im selben Raum befinden oder mit ihren Mikrofonen zu nah am Lautsprecher sitzen. Raumwechsel und ausreichend Abstand zum Laptop können beides beheben.
So kann es sein, dass man sich letztlich zwischen Kamera und Mikrofon entscheiden muss, um die Technik nicht zu überfordern. Final sieht man die Kollegen nun vielleicht doch nicht, stört aber -zumindest bei Einhaltung eines ausreichenden Mindestabstandes – nicht die Besprechung.
Daten, Zahlen und Fakten lassen sich ebenfalls visuell teilen. Klick man auf „Inhalte teilen“, kann man aus seinen Dateien wählen. Nur Vorsicht – nicht aus Versehen, das falsche Dokument anklicken, das nicht für aller Augen gedacht war.
Auch beim Probezuschalten ist Obacht zu geben. Wählt man sich im Erstversuch den Abend vorher ein, damit am eigentlichen Besprechungstermin am Morgen nichts schiefgeht, sollte man sich vorsichtshalber nicht im Bademantel vor der heimischen Kamera präsentieren. Kann ja sein, dass auch ein anderer Kollege auf die Idee eines Pretests kommt. Dann schaut man sich plötzlich verlegen in die Augen. Die Kamera lässt sich dann zwar schnell abschalten, doch das Bild bleibt.
5 Tipps für das Virtuelle Meeting:
- Pretest Technik: Bandbreite, Mikrofon, Kamera und Headset vorab auf Übertragungsqualität prüfen.
- Umgebung: Aufräumen oder gewünschten virtuellen Raumhintergrund wählen.
- Look: Achtung Kamera. Bei der Kleiderwahl business as usual. Gilt auch für die Mimik!
- Inhalte und Dokumente: Besonders für virtuelle Meetings gilt – Agenda festlegen und allen Teilnehmern vorab zur Verfügung stellen. Vor dem visuellen Teilen von Dokumenten noch einmal genau hinschauen.
- Sonstige Boardmittel: Auch Kaffee, Wasser, Schreibblock etc. zum Termin bereitstellen.
Noch ein TIPP:
Um auch den sonst geliebten persönlicheren Austausch mit den Kollegen im Büro digital abzubilden, laden Sie doch mal zu einer gemeinsamen virtuellen Kaffeerunde ein. Wenn das gut klappt, können Sie das doch regelmäßig für Ihr Team einplanen. Das fördert zum einen das soziale Miteinandern, steigert das Wir-Gefühl und wirkt sich allgemein positiv auf das persönliche Befinden aus.
Titelbild: Markus Winkler / unsplash
